Organisatie vraagstukken

De gelaagdheid in teamvraagstukken vind je ook terug in organisaties. Maar in een organisatie kunnen deze vraagstukken soms taai en hardnekkig zijn geworden. De schaal is wat groter dan de teamvraagstukken, maar de patronen lijken op elkaar en kunnen dezelfde elementen bevatten. Wat zich in het klein af speelt, kan zich ook in het groot afspelen, en andersom. Dat laatste is een geruststellende gedachte, want maakt het ook hanteerbaar. Meerdere methoden kunnen ons daarbij helpen. Voor langere en complexe vraagstukken kan dat Design Thinking of Lean projectmanagement zijn, voor minder complexe vraagstukken een beleidsdag, trainingen of workshops.

Design Thinking

Design Thinking is een werkmethode, waarbij in korte afgebakende perioden, tussenproducten worden ontwikkeld. Deze z.g. prototype worden vervolgens getest en getoond aan de opdrachtgever. “Is dit wat we willen, gaat dit de goede kant op?”, “Wat zien we over het hoofd, zijn onze veronderstellingen juist?” De verkregen feedback geeft weer richting aan het door ontwikkelen van het product. Komend uit de technisch industrie, wordt deze werkwijze breder toegepast voor projecten, vraagstukken en processen, bij sociale en maatschappelijke vraagstukken, bij organisatie vraagstukken en als methode in bijvoorbeeld onderwijs. Bekend zijn de vijf stappen in Design Thinking: : Empathize – Define – Ideate – Prototype – Test. Wil je meer lezen? Kijk dan op https://ellenbudde.nl/designing-for-social-systems/

Lean projectmanagement

Lean is een methodiek die zich richt op efficiëntie en voorkomen van verspilling van producten en processen. Lean bestaat uit een verzameling van methoden die los kunnen worden toegepast, maar meestal worden gecombineerd zoals het continue verbeteren, het 5S -Systeem, doorloop en output (Pull), Just-in-Time en andere methoden. We nemen de bestaande processen onder de loep en kijken met de uitvoerders hoe die het best verbeterd kunnen worden.

Trainingen en workshops

Ellen geeft met regelmaat training, workshops en lezingen op het gebied van verandermanagement, projectmanagement, creatieve interventies in veranderprocessen en specifieke onderwerpen als het omgaan met lastige praktijksituaties. Bij de workshops en lezingen wordt gebruik gemaakt van creatieve en beeldende werkvormen.

Advies

Aan een advies gaat een onderzoek vooraf. Afhankelijk van de vraag zal dit kunnen bestaan uit (groeps-) interviews, analyse, marktonderzoek, benchmarking, themabijeenkomsten, werktafels en literatuuronderzoek. Tijdens dit proces wordt met regelmaat met de opdrachtgever het tussenresultaat besproken en de koers aangescherpt. Gebruik wordt gemaakt van diverse methoden uit Design Thinking en Lean en nadrukkelijk met behulp van beeldende werkvormen als visualisatie en metaforen.

Blog: Training Design Thinking

Stanford University d.school
9 – 16 december 2018

Proloog
Het was weer even schakelen toen ik op de campus van Stanford University een kleine cappuccino bestelde en een hele grote beker kreeg. Natuurlijk, in de USA is alles groter. De koffie, de maaltijden en ook deze campus. De officiële naam is Leland Stanford Junior University.
Gebouwd door Jane en Leland Stanford ter nagedachtenis aan hun zoon Leland junior (1868 – 1884), die overleed in Italië aan tyfus, tijdens een reis door Europa met zijn ouders. De universiteit  werd geopend in 1891.
De teksten in de prachtige kerk die het centrum vormt van de campus getuigen van hun familiegeschiedenis en van hun ambitie om een plek te creëren voor jonge mensen om te studeren. Leland senior: “The children of California shall be our children”.

Morgen start ik op de D School, onderdeel van Stanford University met de workshop Designing for Social Systems. Een workshop met als basis de methodiek van Design Thinking, ontwikkeld op de D School. Zes dagen om in een groep van 44 deelnemers uit alle delen van de wereld, te werken aan opdrachten en vraagstukken uit de praktijk.

Dag 1
De d.school is gevestigd in één van de oorspronkelijke, statige gebouwen in het midden van de campus. In de hal staat een knalrode bestelwagen, model 1950. De boodschap is duidelijk: wij zijn dynamisch, wij zijn anders. Alle wanden en een deel van het plafond zijn beplakt met Polaroid foto’s van de deelnemers voor mij. Met trots denk ik: ’daar kom ik aan het einde van de week ook tussen te hangen’. Er is nog plaats.

Nu had ik uit het verleden geleerd om niet direct, uit verlegenheid, bij binnenkomst op de koek en de cake af te stormen. Nee, eerst kennismaken en handen schudden . Maar die tactiek bleek overbodig. Want direct bij binnenkomst werden we al aan het werk gezet met naambordjes, een foto, de groepsindeling en ‘customize’ van een map. De toon was gezet, maar belangrijker nog: het ijs was gebroken.

Wat vooral bijblijft van deze eerste (halve) dag is dat na een korte introductie, in een razend tempo achtereenvolgens theorie van Design Thinking, methodieken, diepte interviewtechnieken, een prototype maken, oefeningen en de meest existentiële vragen (How is life calling on you?) voorbij zijn gekomen. Dat alles afgewisseld met verhalen, kennismaking en als sluitstuk een gastspreker en een variant op het spel papier-steen-schaar.
Het effect is dat je direct in de goede stand komt: snelheid, vaart en korte fases. Een beweging tussen focus en flair, tussen abstract en concreet, en tussen begrijpen en creëren.
Kijken hoe dit in de loop van de week gaat uitwerken.

Dag 2
De groep van deze workshop Design Thinking for Social Systems bestaat uit deelnemers uit alle delen van de wereld. Uit de USA, Chili, Portugal, Spanje, Nederland, Nieuw Zeeland, Zimbabwe, Zuid Afrika, en Singapore. Behoorlijk internationaal dus. Dat levert veel discussie op over verschillen en overeenkomsten in politiek, onderwijs en gezondheidszorg.

Daarentegen heeft de cultuur in de groep een sterk Amerikaans accent. In de gesprekken in de groep worden opmerkingen of meningen onderbouwd met confidenties, emoties en anekdotes.
Amerikanen zijn dol op persoonlijke verhalen en achtergronden. Juist die persoonlijke confidenties leveren veel respect op en worden soms zelfs beloond met applaus.

In een voorstelronde wordt al snel de etnische achtergrond of de geaardheid benoemd en in discussies worden meningen beargumenteerd met de eigen geschiedenis. Of de emotie komt op de voorgrond te staan in een opmerking als: “Ik ben zo intens verdrietig geweest toen mijn baas had besloten om ..…”
Zo vertelde een deelneemster dat zij een vreselijke hekel had aan brainstormen, wat toch in een workshop als deze heel regelmatig voorkomt. Als reden gaf zij aan dat een gesprek in het ouderlijk gezin al snel een kakofonie  ontaarde waarin maar een beetje lukraak en door elkaar heen werd gepraat.
Zij deed niet mee met brainstormen…..

Dag 3
In San José stroomt 54% van de studenten wiens ouders op high school hebben gestudeerd, door van high school naar college.  Voor de ‘eerste generatie’ studenten wiens ouders niet naar high school zijn geweest, is dat 36 %.
Onze opdracht is een vraag van de gemeente San José: Create ways for young adults (18-24 y.o.) from under-served cummunities in San Jose to access and succeed in college or vocational education, for thriving careers.

De eerste stap in onze werkwijze is in gesprek gaan met studenten en stakeholders om de vraag in kaart te brengen.
Dus vertrokken we in de ochtend in de bus naar San José. Daar in de Martin Luther King bibliotheek hadden we zeer persoonlijke gesprekken met studenten en medewerkers. Uit die verhalen komt vooral het beeld naar voren van studenten die naast hun studie moeten werken om het hoofd boven water te houden, homeless studenten die geen kamer kunnen betalen of studenten die met z’n tienen op een appartement voor vijf mensen wonen. Onderwerpen waarmee zij niet bij hun docenten kunnen aankomen, daar gaat het om studieprestaties. Wij verwoorden het als ‘the lack of understanding by professors of students economic realities leads to unfair expectations’.
En van de andere kant de hartverwarmende verhalen van docenten en medewerkers die wèl aandacht en tijd hebben voor de student en zijn of haar zorgen.

Terug op Stanford hebben we uit al die informatie een vraagstelling geformuleerd en deze luidt: Connect the realities of students living in San José at the academic requirements of the program.

Wat kunnen wij doen om de verschillen in perspectief en verwachtingen tussen studenten en docenten kleiner te maken? We gaan er mee aan de slag.

     

Dag 4.
Dit is de dag om stappen te maken in het ontwerpproces. En stappen waren het!
Na een energiek begin door de mini workshop ‘impro’ (improvisatie, Amerikanen houden van afkortingen) waren we helemaal wakker en fris om er tegenaan te gaan.

Gedurende de hele dag zijn er stappen gezet, met het effect om te focussen en weer afstand te nemen, om abstract en concreet te zijn en te begrijpen en creëren.
Stappen als zo veel mogelijk onderdelen te onderscheiden van de geformuleerde opdracht, stimulerende en remmende factoren te benoemen, oplossingen en mogelijkheden te beschrijven ‘How Might We’  (HMW), de drie beste oplossingen te kiezen, deze weer uitwerken en daaruit weer te kiezen.

Focussen, creëren en kiezen. En dan uiteindelijk een prototype maken om voor te leggen aan de gebruiker. Doel is om feedback te krijgen over de bruikbaarheid mogelijke verbeteringen. Wat werkt, wat niet? Een prototype kan een roadmap zijn, een model, een platte grond of een presentatie zijn. Creëer daarbij en zo realistisch mogelijke situatie.
Als voorgestelde oplossing in de goede richting gaat heb je de basis, om door te gaan en het prototype verder te verfijnen.

Ja, er gaan heel wat Post-it’s door heen!

Dag 5
Vandaag was het D Day, de dag waarop wij onze prototype presenteerden aan de vertegenwoordiger van de gemeente San José. Wat hadden de tien groepjes bedacht om studeren voor jongeren uit achterstand  situaties te ondersteunen en toegankelijker te maken?

Ieder van de groepjes had uit de interviews een ander item gehaald en daar hun oplossing voor ontworpen. Items waren bijvoorbeeld: steun van de familie, eenzaamheid onder studenten, werken en studeren tegelijk, extreem hoge huur voor kamers, reistijd van en naar de campus en je weg vinden op de universiteit als nieuwe student.

De prototypes werden gepresenteerd in een korte gespeelde situatie schetsen. Tien ideeën passeerden de revue.
Een welkomsbox met informatie, ‘Cafe Connext’ als ontmoetingsplek, peer ondersteuning door samen iets te ondernemen, samenwerking met werkgevers in het curriculum, en internships die uitzicht bieden op een baan. Maar ook een korte cursus voor student en familieleden, en een gratis studenthotel, gerund door studenten.

Stuk voor stuk opties om, zoals de opdracht luidde: Create ways for young adults (18-24 y.o.) from under-served cummunities in San Jose to access and succeed in college or vocational education, for thriving careers. Wat waren wij blij toen onze prototype  goed werd ontvangen! Mission completed!

Dag 6
De laatste dag stond in het teken van TIH. Afkorting voor, ja weer een afkorting: Take It Home. Hoe kun je deze werkwijze, tools en methodes toepassen op jouw project?
Op het van te voren ingebracht project of een ander project, passen we de werkwijze toe door deze te beschrijven. De start is de situatie van de uiteindelijke gebruikers en stakeholders. Wat uit de inventarisatie of de interviews wordt het uitgangspunt? Verder uitgewerkt in the theory of change en de change of theory,  the ‘How Might We’ en de prototype.
Mijn project is het onderzoeken van de opties om voor de ouderen in de wijk rond het Amstelhuis en de bewoners van het Amstelhuis, peer-to-peer support te organiseren.
Uit de bespreking met mijn medecursisten en de coach kwamen nieuwe gezichtspunten zoals: welke rol kunnen gezinsleden spelen en mogelijk ook jongeren en scholen in de wijk.

Het slotstuk van deze dag was een persoonlijke verklaring ‘Write your Manifesto’.
Tenslotte, na een heleboel rituelen, bedankwoorden, foto’s, intenties, feedback, glaasjes wijn en hugs, kwam een einde aan deze uitzonderlijke workshop.

En mijn foto hangt in de galerij!

Epiloog
Vanuit het Stanford Guesthouse, heb ik de shuttle bus van 8.05 am naar de campus.
Een nogal gammel busje, in tegenstelling tot de andere campusbussen, waar de airconditioning lekt of niet werkt en als je eruit wilt dat door het busje moet roepen omdat het stopsysteem niet functioneert. Minor problem, want lopen is het een klein uurtje.
Iedere ochtend stappen er gedurende de rit, de studenten in en de mensen, die op de campus werken. De Aziatische student,  de medewerkster met het hoedje en de zonnebril en de medewerker met de prachtige paarse Sikh tulband.
Deze ochtend, stap ik als enige in op het beginpunt. De buschauffeur vertelt dat hij om 5 uur am begonnen is en tot 7 uur pm doorwerkt, een gebroken dienst met een pauze van drie uur. Hij vindt het prima. Hij slaapt bij een vriend omdat hij twee uur rijden van zijn werk woont.
Hij is ook in Europa geweest toen hij drie jaar als militair in de jaren negentig gestationeerd was in Duitsland. Op zijn 17e vertrokken en in die drie jaar geen één keer tussendoor naar huis geweest. Zijn moeder vond het maar niets.

Vrijdag rijdt hij weer naar huis, anderhalf uur verderop, naar zijn vrouw en zoon. Om samen de kerstdagen door te brengen.

Ik stap uit.
“Happy Holidays mrs.”
“Happy Holidays sir”

Palo Alto 9-16 december 2018