Wat een geweldige ervaring om een workshop te geven op de conferentie met de mooie titel Future Students, Future Universities and Future Jobs. In een prachtige universiteit, midden in het hart van Boedapest, georganiseerd door Eurashe, een Europese platform voor Hoger Beroeps Onderwijs.

Wat een plezier om samen met mijn collega te vertellen over het Living Lab, de innovatieve vorm van samenwerking en de dilemma’s die zich daarbij voordoen.

Waar bij de start van de conferentie, in de speeches de ‘big picture’ werd geschetst, ging ons verhaal over de ‘small picture’: een testproeverij van proteïnerijk ijs. En wat blijkt, al die eerder genoemde elementen van flexibiliteit, creativiteit, omgaan met onverwachte omstandigheden en leren van fouten, komen allemaal terug in de ‘kleine’ casus van de proeverij. Hoe rijk (los van die proteïnen) kan dat zijn!

The Knowledge Mile is een initiatief van de Hogeschool van Amsterdam waarin studenten, faculteiten, Gemeente Amsterdam, bedrijven en ondernemers uit het gebied van Weesperstraat en Wibautstraat samen komen om vraag en aanbod te matchen en nieuwe projecten te ontwikkelen. Daarbij zijn uiteenlopende partners aangesloten. Variërend van de bakker en de koffieshop uit dit gebied, maar ook bijvoorbeeld de Rabobank en Philips.

De BIZ club van The Knowledge Mile heeft een mooi boek uitgebracht over diverse projecten in dit gebied, waaronder ook mijn project in het Amstelhuis.

Het programma van de jaarlijkse Eurashe conferentie is nu online! Eurashe is een Europese organisatie en een platform voor het hoger beroepsonderwijs, gesteund door de EU. Thema van het congres, dat half mei in Boedapest wordt gehouden, is Future Students, Future University, Future Jobs. Samen met Jacqueline Kenkel geven wij de workshop Living Labs: Future Learning. Een workshop over samenwerken en samen leren in Living Labs, design thinking en kwaliteitsborging. Onderwerpen die aan de orde komen zijn onder andere, hoe kunnen praktijk en kennisinstituten in nauwe samenwerking tot verbeteringen komen en hoe waarborg je daarbij de kwaliteit van onderzoek en producten.

https://www.eurashe.eu/events/annual-conferences/29-budapest/

Na zes jaar trainingen voor de Provincie Noord Brabant aan projectmanagers, programmamanagers en projectondersteuners zijn alle werkvormen die we daarvoor gebruikt hebben verzameld in het Werkvormenboek. In meerdere reünie bijeenkomsten werd dit boekje uitgedeeld aan de meer dan 150 oud deelnemers van de trainingen. Een feestje op zich en een feest der herkenning.

In de afgelopen maanden zijn er door de Projectencommunity van de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam, presentaties georganiseerd over het managen van grote projecten. Onderwerpen waren het invoeren van het digitaal learning management system (LMS), het opzetten van een systeem voor digitaal toetsen door Farid Alli, en een presentatie van Roel Wessels over ‘De complete Projectmanager: van beheerser naar beïnvloeder’. Stuk voor stuk druk bezochte bijeenkomsten waarin ik een rol had als gespreksleider en moderator. Iedere bijeenkomst weer met een ander accent variërend van governance, communicatie met de gebruiker tot visie en handelen van de projectmanager zelf. En met natuurlijk de valkuilen en de ups en downs die projecten zo eigen zijn. Wat een plezier zo om met vakgenoten in gesprek te zijn.

Meer dan 20 deelnemers deden mee aan de workshop Design Thinking for Social Systems. Een workshop om kennis te maken met deze methode, die ontwikkeld is op de Stanford University in California. De groep bestond uit collega’s van diverse bestuursafdelingen die met elkaar samen werken op een grote gemeenschappelijke kantoorruimte.  

Het onderwerp was: Hoe kunnen we het werken in onze gezamenlijke flexibele werkruimte veraangenamen?  Een onderwerp dat de aanwezigen duidelijk aansprak en waaraan gewerkt werd volgens de methode van Design Thinking. De aanwezigen interviewden elkaar in groepjes over het wel en wee op de flexplekken. Daaruit koos ieder groepje een onderwerp om uit te werken. Dat leverde goede oplossingen en ideeën op, zoals een ontmoetingsruimte of café, meer met elkaar in gesprek gaan,  nader kennis maken met collega’s en een kleurrijke aankleding van de ruimte. Stuk voor stuk mogelijkheden om ver uit te werken.

1. Design Thinking

Design Thinking is een werkmethode, waarbij in korte afgebakende perioden of iteraties, tussenproducten worden ontwikkeld. Deze z.g. prototype worden vervolgens getest en getoond aan de opdrachtgever. “Is dit wat we willen, gaat dit de goede kant op?” “ Wat zien we over het hoofd, zijn onze veronderstellingen juist?” De verkregen feedback geeft weer richting aan het door ontwikkelen van het product. Komend uit de technisch industrie, wordt deze werkwijze breder toegepast voor projecten, vraagstukken en processen, bij sociale en maatschappelijke vraagstukken, bij organisatie vraagstukken en als methode in bijvoorbeeld onderwijs. Bekend zijn de vijf stappen in Design Thinking: : Empathize – Define – Ideate – Prototype – Test.

2. Designing For Social Systems

Ik ben erg enthousiast over de werkwijze Design Thinking omdat deze door de korte iteraties bijsturing mogelijk maakt en het product kan worden aangepast aan de snel veranderende context en daaruit voorkomende vragen. Bij de Kaospilot in Aarhus in Denemarken had ik al uitgebreid kennis kunnen maken met deze methode. Wat is er dan mooier om een workshop te kunnen volgen, daar waar Design Thinking is ontwikkeld, nl. op de d.school aan de Stanford University in San Francisco? Daar volgde ik de workshop Designing for Social Systems. Het was een geweldige ervaring om zes dagen lang, in een groep van 44 deelnemers uit alle delen van de wereld, te werken aan opdrachten en vraagstukken uit de praktijk.

In mijn dagelijkse blog schreef ik :

Het was weer even schakelen toen ik op de campus van Stanford University een kleine cappuccino bestelde en een hele grote beker kreeg. Natuurlijk, in de USA is alles groter. De koffie, de maaltijden en ook deze campus.

De officiële naam is Leland Stanford Junior University.  Gebouwd door Jane en Leland Stanford ter nagedachtenis aan hun zoon Leland junior (1868 – 1884), die overleed in Italië aan tyfus, tijdens een reis door Europa met zijn ouders. De universiteit  werd geopend in 1891. De teksten in de prachtige kerk die het centrum vormt van de campus getuigen van hun familiegeschiedenis en van hun ambitie om een plek te creëren voor jonge mensen om te studeren. Leland senior: “The children of California shall be our children”.

3. Human-Centered, Systems-Minded Design.

Direct bij de start werd al duidelijk gemaakt dat de vijf stappen van het bekende schema: Empathize – Define – Ideate – Prototype – Test, in deze workshop niet als zodanig gebruikt zouden worden en er een nieuw schema was ontwikkeld: Human-Centered, Systems-Minded Design. In dit nieuwe schema komen de processtappen, de acties, de productomschrijving en de hoofdvragen samen. En last but not least staat de doelgroep en de mens centraal. Er zijn meerdere schema’s van vier kwadranten die als het ware boven op elkaar liggen. We beginnen bij het begin, het kader.

3.1. Het kader       

Het kader bestaat uit vier kwadranten en die staan voor vier achtereenvolgende stappen:

Data – Insights – Opportunities – Solutions.

Leidende vraag bij ieder apart kwadrant is:

• Data, wat valt op in onze gegevens?
• Insights, welke betekenis geven wij hier aan?
• Opportunities, wat zijn de mogelijkheden en richtingen?
• Solutions, wat is onze oplossing?

3.2. De acties

Uit dit kader komen per kwadrant de acties voort.

• Data, het overzicht van de stakeholders, met daaruit voorkomend  de keuze voor de doelgroep voor het verzamelen van data door onder andere interviews.
• Insights, inventarisatie van oorzaken, gevolgen, kansen en belemmeringen. Uitdiepen van gevonden items. Wat kunnen we hier uit afleiden?  Welke betekenis geven wij hier aan?
• Opportunities, wat zijn de versterkers en hefbomen? Stel de vraag: “Hoe kunnen wij….?” “How Might We?” (HMW).
• Solutions, welke mogelijke oplossingen zijn er, uitmondend in één keuze om verder uit te testen.

In elk schema’s met ieder vier kwadranten vind je centraal een cirkel en een gebied daarbuiten. De start ligt in het ‘buitengebied’ (bv de inventarisatie van de stakeholders) en de uitwerking in de cirkel (interviews van de gekozen doelgroep).

Wil je meer informatie over deze kwadranten, dan kun je die vinden in:

https://ssir.org/articles/entry/human_centered_systems_minded_design

4. Onze opdracht

In San Jose stroomt 54% van de studenten wiens ouders op high school hebben gestudeerd, door van high school naar college.  Voor de ‘eerste generatie’ studenten wiens ouders niet  naar high school zijn geweest, is dat 36 %. Onze opdracht, is een vraagstuk van de gemeente San Jose, die werd toegelicht door een medewerker van de gemeente:

Create ways for young adults (18-24 yr) from under-served cummunities in San Jose to access and succeed in college or vocational education, for thriving careers.

5. De praktijk

En nu de praktijk, de uitwerking van de opdracht van de gemeente San José middels de kwadranten. Dit doen wij in groepen van vijf deelnemers met voor iedere groep een eigen coach.

5.1. Kwadrant 1: Data verzamelen en uitwerken

Belangrijke start van deze methoden is de human-centered design. In Social systems is de doelgroep steeds weer uitgangspunt, klankbord en graadmeter. In dit onderdeel komt ‘Empathize’ sterk terug. In de praktijk houdt dit in dat je door human centered interviews voelt en begrijpt wat de doelgroep meemaakt en waar problemen zitten. Dit beeld vormt de rode draad in het project.

De eerste stap in deze werkwijze is het maken van een analyse van de stakeholders. Daarin zagen we onder andere de studenten, docenten, ouders, familie, medewerkers van de bibliotheek, social workers, bestuurders, medewerkers van de gemeente San José en liefdadigheidsinstellingen.

Na onze inventarisatie volgt het gesprek met studenten en stakeholders om de vraag in kaart te brengen. Voor ons waren door de d.school, al afspraken gemaakt met studenten, medewerkers van de bibliotheek en liefdadigheidsinstellingen. Onze groep heeft afspraken met studenten en medewerkers van de bibliotheek.

Uit mijn blog van die dag:

Dus stapten we in de ochtend in de bus op weg naar San José. Daar in de Martin Luther King bibliotheek hadden we zeer persoonlijke gesprekken met studenten en medewerkers. Uit die verhalen komt vooral het beeld naar voren van studenten die naast hun studie moeten werken om het hoofd boven water te houden, homeless studenten die geen kamer kunnen betalen of studenten die met z’n tienen op een appartement voor vijf mensen wonen. Onderwerpen waarmee zij niet bij hun docenten kunnen aankomen, daar gaat het om studieprestaties. En van de andere kant de hartverwarmende verhalen van docenten en medewerkers die wèl aandacht en tijd hebben voor de student en zijn of haar zorgen.

Kwadrant  2: Inzichten en betekenisgeving

In onze groep waren door tweetallen, in totaal vier interviews gehouden. Met al deze informatie keerden wij terug op Stanford. Ieder tweetal koos één interview uit om aan de anderen te presenteren. Al luisterend schreef ieder steekwoorden op en ja, dat waren heel wat Post-its!! Daarna volgt de fase van synthese, waarin we tevens het begrip ‘Define’ terug vinden. Wij kozen  tenslotte één onderwerp uit nl. het feit dat docenten geen begrip hebben voor studenten die naast hun studie moeten werken, om in hun levensonderhoud te kunnen voorzien. Dit brengt veel stress met zich mee voor studenten en mogelijk negatieve invloed op de relatie met de docent en mogelijk zelfs op de beoordeling van de student.

Onze uitwerking begint met:

“We met…. Hannah, a grad (graduation) student from the Bay Area, who is in a grad program, with 2 jobs while studing teacher self-care”

“We were struck by ….. all her professors telling: ’You should not be working, while studying in this progran’ “

“We wonder if this means….. the lack of understanding by professors of Hannah’s econ. (economic) realties creates an unrealistic burden on Hannah.’

“We see an opportunity to…… connect the realities of students living in San José at the academic requirements of the program.”

Onze vraagstelling formuleren wij als volgt:

Wat kunnen wij doen om de verschillen in perspectief en verwachtingen tussen studenten en docenten kleiner te maken? We gaan er mee aan de slag.

Kwadrant 3: Kansen en mogelijkheden

In deze fase worden de volgende stappen gezet, met het effect om te focussen en weer afstand te nemen, om abstract en concreet te zijn en te begrijpen en creëren. We brainstormen wat af! En komen er toe om zo veel mogelijk onderdelen te onderscheiden van de geformuleerde vraagstelling, stimulerende en remmende factoren te benoemen, oplossingen en mogelijkheden te beschrijven. Om vervolgens de drie beste oplossingen te kiezen, deze weer uit te werken en daaruit weer te kiezen. Iedere oplossing begint met ‘How Might We’ (HMW). In deze fase zie je het begrip ‘Ideate’ terug.

We komen uit op de volgende drie mogelijkheden.

• HMW make professors value working student? Hoe kunnen docenten de werkende student meer waarderen?
• HMW make work part of the curriculum? Hoe kunnen we werk onderdeel van het curriculum maken?
• HMW make grad school like being a student atlete? Hoe kan het onderwijs aan werkende studenten, zijn als dat voor een student atleet. (Student atleten hebben een hoge status en een aangepast programma met extra begeleiding)

Kwadrant 4: Mogelijkheden, oplossingen en prototype

We kozen voor de middelste ‘HMW make work part of the curriculum? ‘ en gingen er mee aan de slag. Focussen, creëren en kiezen. En dan uiteindelijk een prototype maken om voor te leggen aan de gebruiker. Doel is om feedback te krijgen over de bruikbaarheid en mogelijke verbeteringen. Wat werkt, wat niet? Een prototype kan een roadmap zijn, een model, een platte grond of een presentatie zijn. Creëer daarbij een zo realistisch mogelijke situatie.

Onze eerste prototype is een rooster voor de studenten waar zij hun studiewerkzaamheden en hun werktijden kunnen inroosteren. Die werktijden betreffen zowel curriculum gerelateerd, als curriculum onafhankelijk werk.  Daarbij is de vraag of zij bereid zijn deze studie- en werkactiviteiten te combineren. Dit leggen wij voor aan twee (gespeeld door twee coaches) studenten. De uitkomst is dat zij de combinatie van studie en werk toejuichen, alleen erg opzien tegen de planning en roostering. Voor ons aanleiding om door te gaan met ons uitgangspunt, maar de last van de organisatie bij de universiteit en de werkgever te leggen.

Als voorgestelde oplossing in de goede richting gaat heb je de basis, om door te gaan en het prototype verder te verfijnen. Dat deden we, om het verbeterde prototype de dag daarop te presenteren.

In mijn blog schreef ik:

Vandaag was het D Day, de dag waarop wij onze prototype presenteerden aan de vertegenwoordiger van de gemeente San José. Wat hadden de tien groepjes bedacht om studeren voor jongeren uit achterstand  situaties te ondersteunen en toegankelijker te maken?

Ieder van de groepjes had uit de interviews een ander item gehaald en daar hun oplossing voor ontworpen. Items waren bijvoorbeeld: steun van de familie, eenzaamheid onder studenten, werken en studeren tegelijk, extreem hoge huur voor kamers, reistijd van en naar de campus en je weg vinden op de universiteit als nieuwe student.

De prototypes werden gepresenteerd in een korte gespeelde situatie schetsen. Tien ideeën passeerden de revue. Daaronder waren een welkomsbox met informatie voor nieuwe studenten, ‘Cafe Connext’ om anderen te ontmoeten, peer ondersteuning door de ander iets te leren of bieden waar je goed in bent,  samenwerking met werkgevers in het curriculum, en internships die uitzicht bieden op een baan. Maar ook een korte cursus voor student en familieleden, en een gratis studenthotel, gerund door studenten.

Stuk voor stuk opties om, zoals de opdracht luidde: Create ways for young adults (18-24 y.o.) from under-served cummunities in San Jose to access and succeed in college or vocational education, for thriving careers.

De opdrachtgever was aanwezig bij de presentaties. Zij nam alle, zo diverse prototypes in ontvangst, gaf er haar reacties op en neemt ze mee als opties voor mogelijk verder beleid en acties. In de praktijk zouden we met haar input weer doorgaan en het proces en de kwadranten gedeeltelijk opnieuw doorlopen om het prototype te verbeteren. Maar voor de workshop op Stanford gold:

Mission complete!!

Eind januari vond onder mijn leiding een panelgesprek plaats tussen in totaal  zes medewerkers van de Universiteit van Amsterdam, de Vrije Universiteit en de Hogeschool van Amsterdam, georganiseerd door De Projectencommunity UvA en HvA. Onderwerp was het invoeren van het digitaal learning management system (LMS) in de verschillende organisaties. In de presentaties en de daaropvolgende paneldiscussie vond een boeiende en leerzame uitwisseling plaats over de overeenkomsten en verschillen in projectorganisatie, doorlooptijd, cultuur, inspraak en governance.

De verschillen zaten vooral in de grootte en samenstelling van de stuurgroepen, de afdelingen waar het eigenaarschap belegd is, de doorlooptijd en de organisatiecultuur (bijv. de mate waarin het maken van fouten getolereerd wordt). Eén van de belangrijkste leerpunten voor alle drie de instellingen was dat een korte lijn tussen de centrale en decentrale afdelingen essentieel was voor het succesvol laten verlopen van de implementatie. Het levert inzichten op over het inrichten van dergelijke complexe projecten en het breed invoeren van grote systemen.

Lancering van onze nieuwe methodiek. Samen met Phine van Doorne  hebben wij een methode ontwikkeld om in drie stappen te komen van opdracht naar uitvoering, ondersteund door visual communication. De drie stappen zijn:

brainstormen, analyseren en selecteren Wat vind jij belangrijk, waar loop je warm voor? Wat is belangrijk, wat mogen we niet vergeten? Hoe ziet dat er dan uit?

categorieën maken, deelopdrachten formuleren en kiezen wat jou aanspreekt

een logo, stip aan de horizon, good practices, externe voorbeelden bekijken……. welke vaardigheden zijn nodig, beleidskaders, financiële plaatje, nieuwe ideeën…… welke organisatie is nodig, wat moeten we doen, welke fase zitten er in het proces……

uitwerken van deelopdrachten in groepjes

plannen, rolverdeling, schrijven, organiseren, faciliteren en voorbereiden…… verbinden van de groepen die ieder de uitwerking doen, groter geheel in de gaten houden, de stip aan de horizon niet uit het oog verliezen….… Zo wordt een beleidsdag een feestje met resultaat.

 

Eind juni zijn in een feestelijke slotbijeenkomst de trainingen afgesloten die samen met AMKwadraat al  weer voor het 6e jaar zijn gegeven. Deelnemers ontvingen hun certificaat en presenteerden hun bevindingen van de training. Een waardige afsluiting van een rijk en veelzijdig trainingsjaar!